Ennen tapahtuman alkua:
- Kasaa ja aseta Vesisankarit -rantaliput rastipisteille ja sisäänkäynnille tuomaan näkyvyyttä. Tähän on hyvä varata aikaa n. 30-60 min.
- Jaa Vesisankarit-toimijaliivit toimijoille, jotta oppilaat ja opettajat tunnistavat ohjaajat. (Liivit saavat myös kastua, kunhan ne kuivataan ennen pakkaamista.)
- Infopiste on hyvä olla lähellä sisäänkäyntiä. Jos haluatte jakaa koululaisille diplomit, voitte tulostaa niitä TÄÄLTÄ
- Pidä alkupalaveri toimijoiden kanssa ennen tapahtuman alkua. (Päivän aikataulun ja sisällön läpikäyminen.)
Tapahtuman aikana:
- Hieman ennen tapahtuman alkua, vastaanota luokat altailla ja ohjaa jokainen luokka aloitusrastille. Kerro opettajille rastien kiertojärjestys.
- Rastien kiertojärjestyksestä, aikataulusta ja yleisestä järjestyksestä huolehtiminen.
- Mikäli uimahallissa on merkinantojärjestelmä, sitä on hyvä hyödyntää kun luokkien on aika vaihtaa rastia. Toimijoita on hyvä muistuttaa ennen tapahtuman alkua rastiajasta ja siitä ettei siitä voi joustaa, jotta tapahtuma pysyy aikataulussa!
- Jokaisen rastipisteen toiminnasta olisi hyvä saada muutama kuva. Muista kysyä ennen valokuvaamista opettajalta mahdollisista kuvauskielloista.
- Mahdollisille lehdistön edustajille tapahtuman sisällön esittely.
Tapahtuman jälkeen:
- Pura ja pakkaa rantaliput.
- Tarkista ja laita maskit, snorkkelit ja pelastusliivit kuivumaan.
- Pakkaa pelastusliivit kuivumisen jälkeen kasseihin. Matkahuolto noutaa tavarat tapahtuman jälkeen.
- Tarvittaessa auta toimijoita omien rastipisteidensä purkamisessa.
- Käy lyhyt palautekeskustelu toimijoiden kanssa: fiilikset tapahtumasta, mahdolliset jatkosuunnitelmat tapahtuman suhteen ja toimijoiden kiittäminen.
- Muista kiittää kaikkia tapahtuman järjestelyihin osallistuneita. Erityisesti toimijoita. Halutessasi voit tarjota heille esimerkiksi kahvit.